Organisationsforskaren: Dumhetsbekämpning behövs

Mats Alvesson är professor vid ekonomihögskolan, Lunds universitet, och har i många år forskat om organisationer och deras arbete och ledarskap. Han myntade 2012 begreppet ”funktionell dumhet”. Det vill säga god men snäv kompetens och frånvaron av kritisk reflektion utanför boxtänkandet.

Han är uppväxt i Kristianstad, har sommarstuga i Åhus men har efter lumpen på A3 bott i Lund. Bland hans omfattande bokproduktion finns bland annat ”Organisation och ledning i sjukvård” som han skrev med klinikchef Stella Cizinsky. Han har därmed en del kunskap om ämnet.

Så hur är det, går det att styra en så stor organisation som Region Skåne, med 35 000 anställda och som omsätter 40 miljarder kronor?

– Sjukvården är generellt sett oerhört svårstyrd. Man kan skjuta till hur mycket pengar som helst utan att det verkar räcka.

Det beror bland annat på folks förväntningar. Det är inte lätt att säga nej till någon med behov, finns det en efterfrågan ökar utbudet, med mer utbud blir det större efterfrågan. Med ny teknik och nya läkemedel går det att behandla fler och fler sjukdomar, samtidigt växer befolkningen och åldras. Det leder också till fler sjukdomar.

– Ju mer sjukvård du har, desto högre tryck blir det. Man kan aldrig få nog av sjukvård, det finns alltid något man kan begära, och det är inte lätt att säga nej. Så det är ett problem.

Han påpekar också att det verkar som om anställda blir mer och mer osäkra, svaga och lättstressade, vilket gör att sjukvården inte alla gånger är så robust eller har samma arbetsmoral som förr.

– Man accepterar inte så mycket, man hittar alternativa karriärvägar, lockas av hyrföretagen eller jobbar mer administrativt för att man inte vill jobba kväll eller helg.

Hans forskning har visat att ju mer administration det finns, ju mer administration skapar den i sig själv. För att sysselsätta byråkratin, för att skapa mer pappersarbete, ta fram policies, kvalitetsplaner och annat som inte alla gånger befrämjar kärnverksamheten.

– Man spär på arbetsbördan för de andra, de ska svara på enkäter och se till kundnöjdheten, följa ritualer och gå på olika utbildningar. Sedan hittar politikerna på nya grejer för att det ska se bra ut eller leva upp till förväntningar, och då fortsätter flykten från kärnverksamheten till administrationen för att få bättre jobb. Där riskerar man att bli lojal mot ledningen, men det är inte säkert det är samma sak som att vara lojal mot kärnverksamheten.

Hans tes är att huvudproblemet i de flesta organisationer som fungerar mindre väl är överskott på funktionell dumhet. Det finns ett snävt tänkande, överspecialisering, önsketänkande, man imiterar andra utan att veta varför, mycket tid läggs på dokumentation, det finns en konflikträdsla, fantasilöshet och anpasslighet.

Det leder att man sitter på möten och inte vågar ställa kritiska frågor. Cheferna blir mötesarbetare, de sysselsätter andra med mycket möten. Ibland är möten rimliga, men ofta blir de för många och med för många deltagare.

– Kunde man få ner mötesaktiviteten skulle man kanske spara 5-10 procent av alla resurser, då kan man göra vettigare saker, ha fler patientkontakter och ha mindre störningar.

Att ändra på en organisation kan vara svårt. Därför tar många in konsulter. Region Skåne har hittills betalat 21 miljoner till konsultfirman McKinsey för att de ska hjälpa regionen att hitta sätt att spara pengar.

Måste man ta in konsulter?

– Ibland kan de göra ett bra jobb, det är inte fel med någon som kommer utifrån och gör en analys och kommer med förslag.

– Men ibland känns det som om det blir ganska dyrt. Behöver man ha konsulter med fint varumärke som är extra dyra? Det kan bli lite varumärkeslogik, det ser bra ut med dyra och välkända konsulter, då kan man låta sig luras av det och tro att det blir bra.

Han undrar också om man inte kan tänka själv inom organisationen.

– Behöver man verkligen externt tankestöd för 21 miljoner kronor eller mer? Vad har man anställt för folk i organisationen, vilka har man befordrat?

– Man kan också fråga sig hur de interna tankeprocesserna ser ut. Ibland anställer man folk som håller med en själv. Det innebär att man har ett ja-sägargäng, då har tankeförmågan trubbats av.

Hur ska beslutsfattare inom regionen tänka?

– En generallösning är att jobba med systematisk dumhetsbekämpning. Det kan ta fram de drivkrafter som kan ställa frågor om vad som pågår här, hur funkar det, hur ser processerna ut, vad bör skippas.

– Man bör också se över vad gör folk här, kan vi vara mer flexibla, kan vi ha bemanning på ett annat sätt. Se på räddningstjänsten, behövs det folk kan man kalla in fler, annars kan backup-personal gå hemma på schema med exempelvis kvarts lön och få dubbel lön om de kallas in.

Han varnar dock för att man ska börja ovanifrån med sammanslagningar, upphandlingar och nya system som man tror ska fixa till allt.

– Man kan få igång folks eget tänk på mer lokal nivå, då kan resurserna användas mer effektivt. Stora organisationer medför lätt hög grad av funktionell dumhet. Om folk tänker till och medverkar i dumhetsbekämpning tycker de att det blir roligare, de gör ett bättre jobb i kärnverksamheten och tycker det blir mer meningsfullt. Även om att ifrågasätta sina egna och andras tankeboxar kan också vara jobbigt. Inte alla gillar att tänka själva och gå utanför bekvämlighetszonen.